Pasar los clientes de una hoja de cálculo a un CRM es un paso habitual y conviene prepararlo: teléfonos sin prefijo, columnas que no se reconocen u oportunidades que no entran pueden bloquear la carga. Aquí separamos lo que observamos nosotros con 30 contactos ficticios en las dos herramientas (20-10-2026) de lo que dicen las ayudas oficiales, que no hemos reproducido.
¿Cuándo tiene sentido dejar el Excel?
No hemos medido cuándo compensa económicamente, así que no damos un número. Estas son señales de criterio, no resultados de una prueba:
- El seguimiento depende de que alguien se acuerde: presupuestos enviados sin respuesta que nadie vuelve a mirar.
- Varias personas editan la misma hoja y ya no está claro cuál es la versión buena.
- Necesitas ver en un sitio qué se habló con cada cliente, y hoy está repartido entre correo, WhatsApp y la hoja.
- Quieres tareas con fecha por cliente. Si solo necesitas una lista ordenada, puede bastar la plantilla de seguimiento sin cambiar de herramienta.
Prepara el fichero antes de importar
Lo que indican las ayudas oficiales (consultadas el 28-10-2026):
- EngageBay (ayuda oficial de EngageBay sobre cómo agregar contactos): el fichero debe ser CSV con los encabezados en la primera fila; si tus datos están en Excel o Google Sheets, expórtalos antes a CSV. El correo y el nombre son obligatorios. Si un correo ya existe, el contacto se considera duplicado y los datos nuevos se fusionan con el existente. Los campos personalizados que no existen hay que crearlos antes de importar.
- Clientify («Consejos para importar contactos» del centro de ayuda de Clientify, publicado el 27-01-2026): recomienda formato Texto en las celdas de fecha y teléfono, teléfonos con prefijo y signo más (por ejemplo +34), fechas con el mismo formato que tenga configurado la cuenta y sin mezclar, y valores de los desplegables escritos exactamente igual que en la configuración. Considera duplicado un contacto con el mismo nombre y al menos un dato coincidente (teléfono, correo, NIF o empresa), y el criterio se puede elegir en el último paso. Las columnas sin emparejar no se guardan.
Alcance: el centro de ayuda de Clientify que citamos se llama «Clientify Social CRM» y no hemos podido confirmar que corresponda exactamente a la versión que probamos. Tómalo como orientación del proveedor y compruébalo en tu propia cuenta.
Lo que vimos en nuestra prueba
Importamos los mismos 30 contactos ficticios en las dos herramientas el 20-10-2026. Los tiempos son observaciones de esta prueba concreta, no una comparación controlada: no medimos exactamente los mismos pasos en ambas.
- EngageBay (plan gratuito): solo asignó automáticamente el correo; nombre, apellidos, teléfono, empresa y etiqueta se asignaron a mano. La importación, que es asíncrona y avisa por correo, tardó alrededor de 1 minuto y creó también las 30 empresas.
- Clientify (prueba de 7 días): marcó las 30 filas como no válidas porque exigía teléfono con prefijo internacional y, en el campo «Canal offline» al que asignó nuestra columna Origen, solo admite valores de una lista. La tarea completa (subir pegando los datos en la tabla, corregir, mapear y cargar) nos llevó unos 25 minutos, incluidas nuestras correcciones.
- Oportunidades: en EngageBay la importación CSV dijo completarse pero no apareció ninguna oferta, y las 10 se crearon a mano. En Clientify hicieron falta tres intentos (unos 30 minutos) por columnas obligatorias que no conocíamos; el resultado final fue correcto: 10 oportunidades, 22.000 € en total.
El campo Origen en Clientify: importación, visualización y exportación
- Importación: para poder cargar el fichero elegimos «Eliminar todos los valores no válidos» en «Canal offline», de modo que nuestros valores de Origen (Recomendación, Llamada, Feria…) no se importaron. Fue consecuencia de esa decisión nuestra; no sabemos qué habría pasado de haber añadido antes esos valores a la lista, porque no lo probamos.
- Exportación: en el archivo exportado no aparece nuestro Origen; la columna «origen contacto» muestra «import».
- Visualización: no comprobamos cómo se muestra ese campo en las fichas, así que no decimos nada al respecto.
Lo que cuadra con la documentación: la exigencia del prefijo aparece en la ayuda de Clientify, y que EngageBay solo empareje el correo y deje el resto al mapeo manual lo vimos en su flujo de importación. Lo que la documentación consultada no explica es por qué la importación de oportunidades de EngageBay terminó sin crear nada.
Orden recomendado por Clientify
Según el artículo del blog de Clientify sobre migrar desde otro CRM (publicado el 01-09-2026), el orden es: crear antes los campos personalizados, importar empresas, luego contactos y por último oportunidades. Nosotros no probamos este orden completo (importamos contactos y oportunidades), así que lo damos como recomendación del proveedor.
Qué no se importa con un archivo, según Clientify
Según ese mismo artículo del blog de Clientify, las actividades (llamadas, correos y notas) no se importan por archivo, y las automatizaciones, plantillas e informes se rehacen en destino. Es lo que documenta Clientify para su producto: no lo hemos comprobado nosotros ni lo extendemos a otros CRM. Si tu historial importa, pregunta al soporte de la herramienta que elijas antes de cancelar nada.
Cuidado con el enriquecimiento automático
Con nuestros correos @example.com, Clientify añadió a las empresas una dirección en Detroit (EE. UU.), país, web y sector que no estaban en nuestro fichero. Según el soporte de Clientify es un enriquecimiento automático a partir del dominio del correo, que se puede desactivar, y los datos ya añadidos no se borran solos. Es la explicación del proveedor y no la reprodujimos con dominios reales: revisa qué datos añaden antes de fiarte de ellos.
Lista de comprobación antes de cargar todo
- Guarda el Excel original sin tocar y trabaja siempre sobre una copia, hasta que los datos cuadren.
- Importa primero unas pocas filas de prueba y comprueba el resultado ficha a ficha. Clientify aconseja, para migraciones desde otro CRM, probar con 50 a 100 contactos.
- Anota cuántos contactos, empresas y oportunidades tenías en el Excel y compáralo con el recuento final.
- Revisa a mano unas 20 fichas, sobre todo teléfonos, fechas y campos que no se reconocieron.
- Etiqueta cada tanda importada para poder localizarla si algo sale mal.
- Después de importar, exporta y compara con el original: en nuestra prueba la exportación de Clientify no incluía los valores de Origen que habíamos descartado al importar.
Fuentes consultadas el 28-10-2026
- ayuda oficial de EngageBay sobre cómo agregar contactos.
- «Consejos para importar contactos» del centro de ayuda de Clientify (27-01-2026).
- artículo del blog de Clientify sobre migrar desde otro CRM (01-09-2026).
- Nuestras pruebas: Cómo probamos, la reseña de EngageBay y la reseña de Clientify.
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