Basado en nuestras pruebas del 20-10-2026 con datos ficticios y en las respuestas de los soportes de cada herramienta. Sin enlaces de afiliación. Texto elaborado con apoyo de IA.
En una pequeña empresa de servicios, el seguimiento que se pierde suele ser el mismo: el presupuesto que se envió y nadie vuelve a mirar. Muchos CRM prometen resolverlo con una automatización («si pasa esto, haz aquello»), y conviene comprobar qué permite exactamente el plan que vas a usar. Intentamos probar una regla así en dos CRM y ninguna llegó a ejecutarse. Aun así, lo que vimos sirve para saber qué comprobar antes de pagar, y al final tienes un método para hacerlo tú.
La regla que intentamos probar
Fue una de las seis tareas de nuestro protocolo (cómo probamos): cuando una oportunidad pasa a «Propuesta presentada», crear una tarea de seguimiento a los 3 días. Descompuesta en piezas, y con lo que recomendamos mirar en cada una en tu prueba:
| Pieza | Nuestro diseño | Qué comprobar en tu prueba |
|---|---|---|
| Disparador | La oportunidad pasa a «Propuesta presentada» | Si se activa al mover una oportunidad ficticia de etapa. |
| Espera | 3 días | Si cuenta días naturales o laborables (en EngageBay, la casilla de seguimiento de una nota venía por defecto a 3 días hábiles). |
| Acción | Crear una tarea de tipo «Llamar a teléfono» | Que la tarea aparezca con la fecha y el tipo esperados. |
| Responsable | El propietario de la oportunidad | Quién recibe la tarea y si le llega algún aviso. |
| Seguridad de la prueba | Solo acciones internas; ningún correo ni WhatsApp | Usa contactos ficticios y evita acciones que escriban a clientes reales. |
Diseñado, configurado, bloqueado, ejecutado
«Probar una automatización» puede significar cuatro cosas distintas. Esto es lo que logramos en cada caso (20-10-2026):
| Estado | EngageBay (plan gratuito) | Clientify (prueba de 7 días) |
|---|---|---|
| Diseñada (la regla, escrita antes) | Sí | Sí |
| Configurada (montada en la herramienta) | No | Sí, en estado borrador |
| Bloqueada | Sí: los cuatro accesos del menú mostraron un aviso de plan | No: el editor estaba accesible |
| Ejecutada (disparada y con resultado visto) | No | No: no se publicó |
Lo que sí ejecutamos fueron acciones manuales (notas y tareas creadas a mano), que explicamos más abajo. Ninguna automatización llegó a dispararse sola.
EngageBay: cuatro fuentes, cuatro respuestas
Estas son observaciones de nuestra prueba, con fecha y fuente. No sabemos si siguen vigentes: no hemos vuelto a comprobarlas y la web o el plan pueden haber cambiado.
| Fecha | Fuente | Qué decía sobre el plan gratuito |
|---|---|---|
| 19-10-2026 | Página de precios de EngageBay | Listaba las automatizaciones y los flujos de trabajo como incluidos, sin tope numérico. |
| 20-10-2026 | Nuestra cuenta gratuita | Los cuatro accesos del menú (Marketing y CRM, en Automatizaciones y en Flujos de trabajo) mostraban un aviso de que el plan no incluía la función, con un botón de mejora que no pulsamos. |
| 20-10-2026 | Asistente automático del chat | Dijo que el plan gratuito incluía 10 automatizaciones o flujos y 15 nodos por flujo. |
| 20-10-2026 | Persona del soporte, en el chat | Dijo que el plan gratuito no admite automatizaciones ni flujos, solo Growth y Pro. |
Ese día, la cuenta y la persona del soporte coincidían entre sí y discrepaban de la web y del asistente. No consta que el soporte llegara a responder si la web estaba desactualizada. No probamos los planes de pago de EngageBay, así que no sabemos qué límites tienen. Más detalle en la reseña de EngageBay.
Clientify: configurada, no ejecutada
- El editor visual por bloques estaba accesible durante la prueba y montamos el flujo en unos 15 minutos: lanzador «etapa de oportunidad» (de «Por defecto» a «Propuesta presentada»), espera de 3 días y crear tarea de tipo llamada asignada al propietario.
- Lo dejamos en estado borrador y no lo publicamos, así que nunca se ejecutó. No sabemos si se habría disparado bien.
- La prueba figuraba con «funcionalidad limitada» y no consta qué recorta; el plan anunciaba hasta 200 automatizaciones.
Lo útil para ti: que un editor deje montar la regla no demuestra que funcione. Está explicado en la reseña de Clientify y en la comparativa, bajo «Configurado frente a realmente ejecutado».
Cómo probarlo tú antes de pagar
Este método es una recomendación nuestra a partir de lo anterior. No hemos ejecutado este procedimiento completo; es una propuesta de comprobación.
- Prepara datos ficticios. Un contacto con una dirección ficticia bajo example.com (por ejemplo, prueba@example.com) y una oportunidad en la etapa anterior a «Propuesta presentada».
- Monta la regla con acciones exclusivamente internas. Disparador por cambio de etapa, una espera y «crear tarea». Sin correos ni mensajes. Comprueba además que no haya otras automatizaciones activas que envíen mensajes cuando una oportunidad cambia de etapa.
- Configura una espera corta antes de activar la regla. Con una espera mínima verás el resultado en minutos o horas en vez de esperar 3 días. Si la herramienta no permite esperas cortas, apunta la fecha prevista y vuelve a mirar ese día.
- Activa o publica la regla. Si la prueba no te deja, es la señal más importante: pregunta por qué antes de pagar.
- Mueve la oportunidad a «Propuesta presentada» para dispararla. Anota la hora exacta.
- Comprueba el resultado. ¿Aparece la tarea? ¿Con la fecha, el tipo y el responsable esperados? ¿Se crea una sola vez?
- Prueba un caso raro. Devuelve la oportunidad a la etapa anterior y vuelve a pasarla: comprueba si crea una segunda tarea. Es un ejemplo, no lo hemos probado.
- Desactiva la regla de prueba y revisa las tareas pendientes. Comprueba que la regla queda inactiva y que no quedan tareas de prueba pendientes ni oportunidades que puedan volver a dispararla, para que no siga actuando.
Qué pedir por escrito al soporte
Una persona del soporte, no el asistente automático. Un ejemplo de mensaje que puedes adaptar:
«Quiero una automatización que cree una tarea 3 días después de que una oportunidad pase a una etapa. ¿En qué plan exacto está incluida? ¿Qué límites tiene (número de automatizaciones, pasos por flujo, esperas)? ¿Puedo ejecutarla en la prueba o solo configurarla? Por favor, respóndeme por escrito.»
Guarda la respuesta con su fecha: nuestra experiencia con EngageBay muestra que la web, el asistente y la cuenta pueden decir cosas distintas.
Y cuando decidas pagar
Calcula el coste del plan que sí incluye la función. Para Clientify, mira cuánto cuesta Clientify. Para otras herramientas, el párrafo «Dónde empieza la automatización» de alternativas a Clientify resume lo que leímos en sus webs oficiales el 25-10-2026, sin probarlo.
Si todavía no vas a automatizar
El seguimiento también se puede dejar programado a mano. Esto sí lo ejecutamos el 20-10-2026:
- EngageBay: al crear una nota en la ficha de la oferta hay una casilla «Crear una tarea de seguimiento», por defecto a 3 días hábiles. Registramos 5 notas con sus 5 tareas, en unos 3 minutos por nota.
- Clientify: la nota no tiene esa casilla; la tarea se crea aparte (nombre, fecha y guardar). Nos llevó unos 4 minutos por oportunidad.
Son tiempos de una sola prueba con datos ficticios, no una medición comparable. Si manejas pocos presupuestos a la vez, programar la tarea al guardar la nota puede bastar. Si el seguimiento depende de varias personas y de muchas etapas, la automatización empieza a tener más sentido; es un criterio, no un resultado medido. Para una rutina sin CRM, tienes la plantilla de seguimiento de clientes y presupuestos.
Lo que no hemos comprobado
- La ejecución real de ninguna automatización (en EngageBay estaba bloqueada; en Clientify no la publicamos).
- Si lo observado en EngageBay el 19 y el 20-10-2026 sigue siendo así hoy.
- Qué recorta la prueba de Clientify y los límites de sus planes de pago.
- Los planes de pago de EngageBay y las automatizaciones de otras herramientas, que solo hemos leído en sus webs.
- El envío de correos o WhatsApp desde una automatización, las integraciones y el soporte a largo plazo.
- El método de la sección «Cómo probarlo tú», incluido el caso raro.
Más sobre nuestro método y los límites de cada prueba en cómo probamos, y para elegir con criterio, la guía para elegir un CRM sencillo.